Encargado/a de Planeación y Gestión Documental

OBJETIVO DEL PUESTO.

En coordinación con la Dirección General y el equipo estratégico de la Sociedad (Colaboradores del 1er al 3er nivel de la Estructura Operativa (Organigrama) deberá atender, dar seguimiento y lograr los objetivos propuestas en la Planeación Estratégica de la Sociedad, generando la información necesaria para su actualización anual y su presentación al Consejo de Administración.

Así mismo, es responsable de generar, actualizar e implementar las políticas internas de la Sociedad para la correcta gestión documental de las distintas áreas operativas y administrativas, debiendo coordinar, organizar, asignar responsables y facilitar los procesos de Entrega - Recepción, resguardo, y en su caso, destrucción de documentos y archivos de acuerdo a la Normatividad aplicable.

FUNCIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS.

1. Responsable de las tareas de generación y seguimiento de la Planeación Estratégica.

1.1 Responsable de concentrar la información relativa a la Planeación Estratégica y colaborar con la Dirección General en la elaboración del documento homónimo.
1.2 A través de las herramientas o plataformas designadas por la Dirección General, llevar a cabo el seguimiento a los calendarios o cronogramas establecidos dentro de la Planeación Estratégica.
1.3 Generar las reuniones de trabajo con los responsables de la ejecución de la Planeación Estratégica y generar evidencias de las mismas.
1.4 Generar informes mensuales para la Dirección General del estatus de la Planeación Estratégica.
1.5 Solicitar e integrar los planes anuales de cada área.
1.6 Preparar la información para la actualización anual del Plan Estratégico.
1.7 Gestionar las plataformas de seguimiento y gestión de la Planeación Estratégica.

2. Es responsable de dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del archivo.

2.1 Implementar las políticas internas de la Sociedad para la correcta gestión documental de las distintas áreas operativas y administrativas
2.2 Elaborar y actualizar la Normatividad Interna que regule la organización y el funcionamiento del archivo y gestión documental.
2.3 Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en archivo.
2.4 Coordinar, organizar y asignar responsables de archivo por cada área, conforme a las cartas responsivas de la documentación a su cargo.
2.5 Supervisar y facilitar los procesos de Entrega - Recepción de documentos y archivos a resguardo de las áreas.
2.6 Elaboración de instrumentos de descripción, preservación y conservación de la documentación histórica de la Sociedad.
2.7 Generar el calendario de conservación y eliminación, accesibilidad y consulta de la documentación y archivos de la Sociedad.
2.8 Supervisar los procesos de custodia y eliminación y destrucción de documentos y archivos de acuerdo a la Normatividad aplicable.

3. Apoyar en la apertura de nuevas Sucursales.

4. Apoyar en los cambios de ubicación de las instalaciones de Sucursales.

5. Y las demás actividades de Gestión que la Dirección General le delegue.

Competencias y Habilidades requeridas:
- Responsabilidad y compromiso.
- Alta capacidad de organización.
- Excelente manejo en la gestión documental
- Trabajo por objetivos y bajo presión.
- Alta capacidad de análisis, síntesis y atención al detalle.
- Pensamiento crítico.
- Cultura de calidad.
- Buena comunicación oral y escrita.
- Capacidad para trabajo en equipo.
- Capacidad de aprendizaje rápido.
- Proactivo e innovador.
- Perceptivo.
- Disposición y ánimo de servicio.
- Excelente presentación.

Conocimientos técnicos y/o especializados requeridos:
- Ley para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo.
- Ley General de Sociedades Cooperativas.
- Disposiciones de Carácter General aplicables a las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo.
- Regulación normativa relacionada con entidades del sector financiero.
- Conocimiento en Archivología.
- Manejo de paquetería Office - Excel básico o intermedio.