Recepcionista Asistente

Atender llamadas telefónicas: Contestar y dirigir las llamadas a los departamentos o personas correspondientes.

Recibir y dar la bienvenida a los visitantes: Guiar a los visitantes a las salas de espera o a las personas que deben ver.

Gestionar la correspondencia: Recibir, organizar y distribuir correos electrónicos, cartas y paquetes.

Agendar citas y reuniones: Programar y confirmar citas y reuniones para los ejecutivos o el equipo.

Manejo de agendas: Ayudar a organizar y gestionar las agendas de los directivos o del personal.

Atender solicitudes generales: Responder a preguntas generales de los clientes o empleados, y canalizar solicitudes a los departamentos adecuados.

Gestionar la recepción de materiales de oficina: Asegurarse de que los suministros de oficina estén disponibles y bien organizados.

Preparar salas de reuniones: Asegurarse de que las salas de reuniones estén listas para recibir a los asistentes, incluyendo la configuración de equipos audiovisuales.

Realizar tareas administrativas generales: Como fotocopiar, archivar y escanear documentos.

Coordinar viajes de negocios: Ayudar a organizar los viajes de trabajo de los empleados (reservas de vuelos, hoteles, transporte).

Mantener el área de recepción ordenada: Asegurarse de que el área de recepción esté limpia y presentable en todo momento.

Registrar entradas y salidas: Registrar a los visitantes o proveedores que ingresan y salen de la oficina.

Actualizar bases de datos: Mantener y actualizar los registros de clientes, proveedores y contactos.

Controlar el acceso a las instalaciones: Asegurar que solo personal autorizado pueda acceder a áreas restringidas de la oficina.

Preparar informes y reportes: Ayudar en la preparación de reportes administrativos y de gestión según sea necesario.


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